Manajemen waktu sering kali dilihat sebagai serangkaian keterampilan untuk mengatur waktu. Menurut teorinya, jika seseorang menguasai manajemen waktu, maka dia akan lebih terorganisasi, efisien dan lebih bahagia. Manajemen waktu pribadi terdiri dari berbagai keterampilan seperti menetapkan tujuan, merencanakan, melakukan skala prioritas, mengambil keputusan, melakukan penugasan, serta melakukan penjadwalan.
Manajemen waktu adalah manajemen diri, mengatur diri sendiri seperti mengatur lainnya. Dan manajemen waktu juga berarti bagaimana kita melakukan hal yang benar dengan benar dengan cara mengefisiensi penggunaan sumber daya kita sendiri (termasuk waktu) dengan efektif dalam mencapai sasaran pribadi yang penting. Secara umum, manajemen waktu merupakan perkembangan dari proses dan alat yang menambah efesiensi dan produktivitas.
Manajemen waktu bukanlah hal yang dapat dilakukan secara instan, namun perlu adanya latihan dan tahapan. Tahapan-tahapan yang dapat ditempuh untuk manajemen waktu yakni :
- Menetapkan Tujuan (Goal Setting)
Untuk mencapai tujuan hidup, manusia harus melakukan berbagai usaha. Tujuan dari masing-masing usaha ini dapat di bagi atas tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek yang mungkin dicapai setelah jangka waktu tertentu. Mereka yang tidak memiliki tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang jelas untuk mencapai keseluruhan tujuan hidupnya dapat disebut sebagai orang yang panjang angan-angan.
- Merencanakan (Planning)
Setelah tujuan ditetapkan, maka seseorang harus merubah tujuan tersebut ke dalam rencana untuk mengambil tindakan. Untuk melakukannya manusia membutuhkan usaha. Rencana perlu di buat untuk menghadapi hal-hal yang tak terduga di masa yang akan datang. Kebanyakan rencana seseorang hanya tertinggal di atas kertas atau di dalam kepala, dan membutuhkan waktu bertahun-tahun sebelum dilaksanakan. Langkah pertama biasanya merupakan langkah yang tersulit yang membutuhkan keberanian, komitmen, konsentrasi, kesabaran, dan lain-lain.
- Melakukan Skala Prioritas (Prioritizing)
Prioritas merupakan hal terpenting dalam hidup, namun Kawan GNFI hanya perlu memiliki beberapa prioritas saja.Terlalu banyak prioritas membuat Kawan GNFI tidak memiliki prioritas sama sekali. Bagi banyak orang, prioritas dibagi dalam tujuh bidang yang meliputi prioritas mental, fisik, keluarga, sosial, spiritual, karir,dan keuangan. Menuliskan sasaran spesifik dengan waktu yang tepat adalah cara yang efektif untuk mendukung prioritas Kawan GNFI. Gunakan variasi teknik memperkuat sasaran yang akan memperluas kemungkinan Kawan GNFI untuk mencapai sasaran.
Kemampuan untuk memilih tugas yang penting untuk dikerjakan dengan sebaik-baiknya dan diselesaikan selengkap mungkin, merupakan kunci sukses untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Penelitian menunjukkan orang yang sukses dan efektif adalah orang yang terfokus pada tujuan yang penting, mulai bekerja, dan terus terpusat pada pekerjaan sampai tugasnya selesai. Dengan demikian, prioritas diberikan pada pesoalaan yang benar. Namun, banyak masalah yang sulit untuk ditentukan.
- Menghindari Tirani Hal-Hal Mendesak
Setelah Kawan GNFI mengidentifikasi hal-hal yang penting dan mendesak, Kawan GNFI akan lebih mampu mengalokasiakan dengan lebih efektif. Untuk tetap produktif secara konsisten, fokuslah pada hal-hal apa yang penting dan mendesak dan milikilah kekuatan mental dan emosional untuk tetap berada dalam fokus tersebut. Identifikasi mitra-mitra kunci yang Kawan GNFI perlukan dalam organisasi atau dalam karir, dan buatlah mereka membantu dalam mencapai prestasi terbaik. Identifikasi unsur-unsur pelayanan kunci yang dapat Kawan GNFI berikan untuk para klien atau pelanggan yang akan membuat mereka loyal dan menganjurkan orang lain.
- Mengambil Keputusan (Decision-Making)
Setelah menetapkan pilihan yang harus dilakukan, seseorang harus segera mengambil keputusan untuk melakukannya dan tidak menunda-nunda pekerjaan.
- Melakukan Penugasan (Delegating)
Melakukan penugasan merupakan hal yang penting untuk terlaksananya suatu tujuan. Seseorang tidak akan dapat mengerjakan semuanya sendirian sekaligus, melainkan dengan bantuan orang lain tugas akan lebih mudah dilakukan.
- Melakukan Penjadwalan (Scheduling)
Pekerjaan akan lebih mudah terlaksana jika terjadwal dengan baik. Penentuan lama pekerjaan, kapan dimulai dan kapan diselesaikan akan mendorong tercapainya tujuan yang diharapkan. Dengan mengatur waktu sedemikian rupa, beban kerja yang dimiliki akan berkurang.
Grafik kejadian penting, diagram alur,dan kalender, adalah tiga jenis alat penjadwalan yang paling umum. Alat-alat tersebut menawarkan tinjauan visual secara cepat mengenai rangkaian dan kemajuan yang Kawan GNFI peroleh dalam menyelesaikan tugas-tugas dan proyek, untuk mencapai sasaran. Peralatan perencanaan sebagai bagaian dari program software secara mudah dapat dipakai bersama bersama orang lain sehingga ideal untuk tim atau kelompok. Alat apapun, baik manual maupun berbasis software,membuat waktu Kawan GNFI selalu up-to-date.
Selain melalui tahapan-tahapan di atas, Kawan GNFI juga perlu memperhatikan beberapa hal dalam manajemen waktu. Beberapa hal tersebut tentang bagaimana Kawan GNFI menggunakan waktu dan secara serius memperbaikinya, yakni:
- Kesepakatan. Tidak ada tipu muslihat atau kecurangan, manajemen waktu yang buruk seperti halnya kebiasaan buruk. Kawan GNFI harus sepakat untuk melakukan sesuatu tentang hal itu, sama halnya dengan mengurangi berat badan, berhenti merokok, atau mengalahkan kecanduan obat.
- Analisis. Kawan GNFI harus mempunyai data ke mana biasanya menghabiskan waktu, apa masalah dan penyebabnya. Catatan waktu dan bentuk analisis lainnya adalah penting.
- Perencanaan. Kawan GNFI mungkin mengatakan “Saya tidak punya waktu untuk direncanakan”. Tetapi manajemen yang efektif selalu memerlukan perencanaan, apakah Kawan GNFI mengatur anggaran keluarga, bisnis, atau waktu. Satu jam perencanaan akan menghemat banyak waktu Kawan GNFI melakukan hal yang salah dan mencegah hal yang tidak penting.
- Tindak lanjut dan menganalisis kembali. Suatu rencana tidak akan berjalan dengan baik, apabila Kawan GNFI tidak memantau hasilnya, mendeteksi masalah dan memodifikasi rencana tersebut.
Dengan demikian manajemen waktu adalah proses menganalisis, merencanakan, menganalisis kembali dan merencanakan kembali secara berkelanjutan dan terus-menerus. Beberapa poin di atas adalah manajemen waktu secara teoritik, namun tidak menutup kemungkinan bahwa setiap orang memiliki cara dan tahapan yang berbeda dalam manajemen waktu. Poin yang paling utama adalah bagaiman waktu yang kita miliki tidak terbuang sia-sia dan tidak ada penyesalan di kemudian hari.
Referensi : Jeff Davidson, Manajemen Waktu, (Yogyakarta: Andi, 2000)
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
