Project management atau manajemen proyek berperan penting dalam suatu perusahaan, terutama saat perusahaan itu sedang mengurus proyek skala besar. Adanya project management bisa membantu perusahaan menyelesaikan proyek besar dengan lancar tanpa harus keluar banyak uang.
Supaya berjalan dengan baik, project management harus dijalankan oleh orang yang kompeten. Umumnya, project management dipimpin oleh seseorang yang berposisi sebagai project manager.
Di artikel ini, GNFI akan memberikan informasi soal project management, mulai dari definisi sampai tahapan-tahapan di baliknya. Semua informasi itu bisa disimak sebagai berikut!
Pengertian Project Management
Project management adalah metode yang digunakan untuk merencanakan dan mengelola sumber daya yang bisa digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. Metode ini nantinya akan dipimpin oleh seorang project manager. Untuk bisa melakukan project management, seorang project manager wajib memiliki berbagai keahlian seperti komunikasi, pengetahuan bisnis, dan kemampuan bernegosiasi.
Dalam eksekusinya, project management harus dilakukan secara bertahap, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, sampai pengawasan dan penutupan proyek.
Ada beberapa contoh proyek yang bisa dieksekusi dengan pendekatan project management, yaitu:
- Proyek konstruksi seperti pembangunan pasar, jalan raya, dan jalan tol.
- Pembuatan aplikasi dan software untuk kepentingan karyawan atau konsumen.
- Pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan.
- Pembuatan sistem komunikasi baru untuk perusahaan.
Tujuan dan Manfaat dari Project Management
Project management memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan, yaitu untuk merencanakan dan mengelola proyek beserta sumber dayanya dengan baik, sehingga proyek bisa selesai tepat waktu tanpa keluar terlalu banyak biaya. Tujuan ini bisa tercapai selama project manager dan pihak lain yang terkait bisa mengeksekusi project management secara bertahap.
Project management juga memiliki manfaat bagi suatu perusahaan, yaitu:
- Anggaran dan jadwal pelaksanaan proyek jadi tersusun dengan baik dan jelas.
- Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
- Meminimalisasi risiko proyek karena semua risikonya sudah dianalisis sebelumnya lewat project management.
- Meningkatkan hubungan dengan pihak-pihak lain yang terlibat dalam proyek, seperti investor, stakeholder, dan vendor.
Tahapan dalam Project Management
Seperti yang sudah dibahas, project management harus melalui berbagai tahapan, mulai dari inisiasi sampai penutupan proyek. Menjalankan semua tahapan tersebut bisa membuat proyek selesai secara efektif.
Adapun detail dari tahapan-tahapan tersebut adalah:
1. Inisiasi
Ini adalah tahap awal dalam menjalankan suatu project management. Tahap ini bisa membantu perusahaan menentukan tujuan dan ruang lingkup suatu proyek. Inisiasi juga membantu project manager menentukan beberapa hal lainnya, yaitu: risiko yang bisa saja muncul pada suatu proyek; memilih project manager; biaya yang ditentukan; perkiraan waktu pengerjaan proyek.
2. Perencanaan
Setelah inisiasi selesai, perusahaan bisa langsung masuk ke tahap perencanaan. Pada tahapan ini, perencanaan harus dilakukan secara rinci mulai dari awal sampai akhir. Adapun beberapa hal yang bisa masuk dalam perencanaan adalah:
- Berapa jumlah SDM yang dibutuhkan pada suatu proyek.
- Perencanaan dana.
- Waktu pelaksanaan.
- timeline pengerjaan proyek.
- Sumber daya eksternal yang diperlukan, baik itu vendor maupun supplier.
- Stakeholder. Pihak ini bisa dimasukkan ke dalam perencanaan supaya mereka tahu apa saja risiko dalam suatu proyek, berapa biayanya, serta progres saat proyek sedang berlangsung.
Perencanaan yang sudah dibuat nantinya akan diserahkan ke project manager dan stakeholder untuk disetujui.
3. Pelaksanaan
Saat project manager dan stakeholder sudah menyetujui perencanaan yang perusahaan buat, kita bisa langsung melaksanakan perencanaan tersebut. Pelaksanaan tersebut nantinya akan dipimpin langsung oleh project manager.
Banyak hal yang harus dipersiapkan project manager dalam melaksanakan perencanaan yang sudah dibuat, yaitu:
- Memilih team leader dan SDM lainnya yang membuat proyek bisa selesai secara efektif.
- Membuat kontrak untuk vendor.
- Mengawasi perkembangan proyek dari waktu ke waktu.
- Menjalin komunikasi dengan stakeholder.
Untuk bisa melakukan semua itu, seorang project manager wajib memiliki kapasitas mumpuni.
4. Pengawasan
Selain memimpin dan menyiapkan berbagai hal, project manager juga harus mengawasi setiap progres yang terjadi selama pelaksanaan proyek berlangsung. Tahap ini juga bisa membantu project manager mengetahui apa saja hal-hal yang membuat proyek terhambat dan cara mengatasinya.
5. Penutupan
Ketika semua proses pada suatu proyek sudah dilaksanakan dan disetujui stakeholder, sebuah proyek akan dinyatakan selesai dan perusahaan wajib melakukan penutupan.
Pada tahap ini, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan pada proyek perusahaan, membuat arsip untuk dokumen-dokumen penting, serta membuat laporan proyek. Jika ada masalah-masalah yang belum selesai, perusahaan dan project manager akan melakukan maintenance untuk menyelesaikan semua masalah itu.
Alat untuk Project Management
Saat ini, sudah ada banyak alat untuk membantu project manager, executive, dan perusahaan dalam menjalankan project management. Alat yang dikenal project management tool itu bisa memberikan beberapa manfaat, yaitu:
- Mempermudah akses informasi.
- Menghemat biaya.
- Memberikan kemudahan bagi orang-orang yang terlibat dalam proyek.
Project management tools tersedia dalam bentuk aplikasi dan web. Beberapa contoh alat ini adalah Trello, Mavenlink, Bitrix24, Basecamp, dan Asana.
Kiat Project Management untuk Kolaborasi Terbaik
Salah satu tantangan dalam melakukan project management adalah menciptakan kolaborasi terbaik antar berbagai pihak. Kolaborasi tersebut sangat penting supaya setiap pihak bisa bekerja sama dengan baik, sehingga proyek pun bisa selesai dengan baik tanpa harus keluar terlalu banyak biaya.
Berikut ini ada beberapa kiat project management untuk menciptakan kolaborasi terbaik:
- Ketahui tujuan utama dalam suatu proyek dan catat apa saja goals yang harus dicapai untuk bisa sampai pada tujuan tersebut.
- Bentuk tim untuk proyek yang berpengalaman dan bisa diandalkan. Buat struktur hierarkis pada tim tersebut supaya tiap anggota tim bisa tahu apa saja peran dan posisi mereka pada proyek yang akan dikerjakan.
- Berikan setiap anggota tim tugas yang jelas dan sesuai dengan kapasitas mereka. Berikan juga kebebasan pada setiap anggota tim untuk menyelesaikan tugas mereka dengan cara mereka sendiri.
- Ciptakan lingkungan kerja yang positif dan suportif selama menjalankan proyek.
- Gunakan collaboration tools yang bisa digunakan setiap anggota tim, seperti Slack atau Google Calendar.
- Cek progres kerja setiap anggota tim. Cara ini bisa dipraktikkan dengan melakukan meeting mingguan.
- Analisis risiko yang bisa terjadi pada tim maupun proyek.
- Ajak setiap anggota tim untuk beradaptasi terhadap perubahan yang bisa saja terjadi selama mengerjakan proyek.
Referensi:
https://glints.com/id/lowongan/project-management/#pendekatan-dalam-project-management
https://glints.com/id/lowongan/project-management-tools/#.Y6QOrnZBzIX
https://glints.com/id/lowongan/tips-manajemen-proyek/#.Y6QHlXZBzIW
https://qontak.com/blog/manajemen-proyek/#Elemen_Manajemen_Proyek
https://revou.co/panduan-karir/project-management-adalah#contoh-emproject-managementem
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
