Mengenal Apa itu Purchase Order, Fungsi, Contoh dan Perbedaannya dengan Invoice

Jika Kawan adalah seseorang yang berkecimpung di dunia bisnis, pasti sudah tidak asing dengan istilah seperti Purchase Order (PO), Invoice, maupun istilah-istilah bisnis lainnya. Untuk yang sudah berbisnis, mungkin istilah tersebut jadi makanann sehari-hari. Bagaimana jika ada Kawan yang masih bingung? Yuk bahas lebih lengkap agar Kawan mengetahui apa itu Purchase Order (PO) dan Invoice dari definisi hingga contohnya!

Definisi Purchase Order

Secara garis besar, Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan merupakan dokumen yang digunakan dalam proses pembelian barang atau jasa. PO digunakan untuk memberikan arahan kepada para vendor mengenai barang atau jasa yang harus dibeli, jumlahnya, harga maupun syarat-syarat lainnya.

Purchase Order atau PO adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok atau vendor sebagai bentuk dari permintaan pembelian barang atau jasa dalam skala yang tidak kecil. PO berisi mengenai informasi dan detail-detail yang penting seperti deskripsi barang, jumlah yang dipesan, harga, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan.

Pengertian sederhana PO yaitu sebuah dokumen atau bukti penting yang berkaitan dengan pemesanan barang dari penjual ke pelanggan sesuai kesepakatan.

1. Komponen-Komponen yang Ada dalam Purchase Order

a. AdanyaInformasi Pembeli seperti:

• Alamat pengiriman
• Metode pengiriman
• Tanggal pengiriman yang diharapkan

2. Alur Proses Purchase Order

Dalam dokumen PO, terdapat alur yang sesuai dengan keinginan pembeli kepada pemasok yang terkait seperti:

a. Permintaan Pembelian dari departemen yang sedang membutuhkan barang atau jasa akan membuat permintaan pembelian.

b. Persetujuan setelah adanya permintaan pembelian yang diajukan ke pihak terkait dan berwenang untuk mendapatkan persetujuan.

c. Pembuatan Purchase Order setelah didapatkannya persetujuan Purchase Order yang dibuat lalu dikirim ke pemasok.

d. Pengiriman Barang atau Jasa oleh pemasok sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam Purchase Order.

e. Penerimaan dan Pembayaran setelah pembeli menerima barang atau jasa. Pembayaran dilakukan sesuai syarat-syarat yang telah disepakati dengan pemasok sebelumnya.

3. Contoh Purchase Order

Contoh Purchase Order bisa saja bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan industri yang ada ya Kawan, namun berikut adalah beberapa contoh dokumen PO dari beberapa sumber!

Sumber gambar: majoo Indonesia

Sumber gambar: Paper.id

Sumber gambar: DailySocial

Bedanya Purchase Order dan Invoice

Dalam siklus transaksi, Purchase Order dan Invoice memiliki peran yang cukup penting. Lalu, apa perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Invoice?

Purchase Order (PO)

Pengertian dari Purchase Order (PO) atau surat pesanan adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok atau vendor dalam sebuah transaksi. PO berisi instruksi resmi dengan detail-detaol informasi yang cukup lengkap untuk membeli barang atau jasa mencakup rincian seperti deskripsi, jumlah, harga, syarat-syarat pembayaran, dan syarat-syarat pembelian lainnya.

PO berfungsi dan digunakan sebagai alat untuk menginisiasi sebuah proses pembelian. Hal ini akan membantu menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok, menyediakan panduan tentang apa yang harus dibeli, serta memberikan dasar untuk pembuatan faktur pembelian.

Sebuah dokumen PO dikeluarkan sebelum barang atau jasa dikirim yang menjadikannya sebagai dokumen pra-penerimaan dalam sebuah proses jual beli. Dengan adanya PO, maka legalitasnya bersifat administratif karena karena PO bukan dokumen keuangan dan tidak memiliki nilai finansial. Dokumen PO hanya bersifat kesepakatan awal.

Invoice

Berbeda dengan Purchase Order (PO), Invoice (Faktur) adalah dokumen keuangan yang dikeluarkan oleh pemasok atau vendor kepada pembeli setelah barang atau jasa telah dikirimkan. Inovice sendiri berisi tentang rincian biaya yang di dalamnya termasuk jumlah barang atau jasa, harga per unit, total harga, serta informasi pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Invoice sendiri berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi dari pemasok kepada pembeli. Invoice ini bersifat wajib bagi pembeli dalam menyelesaikan pembayaran atas pesanannya. Jika dilihat dari waktu pembayaran, Invoice akan dikeluarkan setelah barang atau jasa dikirim, dan merupakan dokumen pascapenerimaan yang dikirimkan pemasok kepada pembeli.

Jika PO dikatakan sebuah dokumen yang tidak memiliki nilai finansial, maka Invoice memiliki nilai finansial dan menjadi bukti resmi dari transaksi jual-beli yang sudah terjadi. Invoice sering digunakan untuk keperluan akuntansi dan pajak.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

• Peran Utama

  • PO: Dokumen untuk memulai proses pembelian.
  • Invoice: Dokumen yang menyatakan kewajiban pembayaran setelah barang atau jasa diterima.

• Waktu Penerbitan

  • PO: Dokumen yang diterbitkan sebelum pengiriman barang atau jasa.
  • Invoice: Dokumen yang diterbitkan setelah pengiriman barang atau jasa.

• Legalitas dan Nilai Finansial

  • PO: Dokumen yang bersifat administratif tanpa nilai finansial.
  • Invoice: Dokumen legal dan memiliki nilai finansial.

• Tujuan

  • PO: Dokumen yang memandu pembelian.
  • Invoice: Dokumen untuk meminta pembayaran.

Contoh Format PO

Sumber gambar: Ireap Pos

Contoh Format Invoice

Sumber gambar: Gramedia Online

Pentingnya Purchase Order untuk Perusahaan

Dokumen Purchase Order pada dasarnya untuk melakukan permintaan barang atau jasa kepada pemasok atau vendor agar nantinya permintaan disesuaikan. Dengan adanya dokumen Purchase Order, berarti akan dengan mudah menelusuri permintaan-permintaan yang dilakukan. Meskipun dianggap merepotkan bagi perusahaan berskala kecil, dokumen PO ini sangat penting dalam bertransaksi dan memudahkan untuk menjaga hubungan baik antara pembeli dengan supplier kedepannya sehingga akan lebih mudah dalam bertransaksi.

Penggunaan dokumen PO akan memudahkan dalam melacak produk yang dipesan dan menghindari pesanan yang tidak sesuai karena dokumen PO bisa menjadi rujukan.

Referensi:
https://www.bhinneka.com/blog/purchase-order/#Kenapa_Perusahaan_Anda_Butuh_PO
https://www.kitalulus.com/bisnis/purchase-order-adalah
https://www.jurnal.id/id/blog/apa-itu-arti-purchase-order-atau-po-artinya-adalah/

Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News