Jika Kawan adalah seorang pebinis, bekerja di bidang finansial, purchasing, maupun bekerja sebagai seorang freelancer, mungkin kawan tidak akan asing dengan istilah invoice yang menjadi salah satu dokumen yang cukup penting agar proses keuangan berjalan secara lancar baik dalam pembayaran maupun aktivitas jual beli.
Invoice menjadi salah satu dokumen keuangan yang menjadi bukti transaksi resmi sebagai permintaan pembayaran agar tepat waktu dan sesuai dengan harga yang sudah disepakati. Untuk itu, artikel ini akan membahas apa itu invoice, apa fungsi invoice, bagaimana contoh invoice dan apa perbedaannya dengan Purchase Order!
Pengertian Invoice
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan oleh penjual yang harus dibayarkan oleh pembeli atau pelanggan.
Pengertian lainnya, invoice adalah suatu dokumen keuangan yang berfungsi sebagai bukti transaksi jual-beli antara penjual dan pembeli. Pada proses bisnis, invoice digunakan untuk mencatat detail pembelian barang atau jasa yang disertai dengan informasi harga, jumlah, dan total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.
Selain itu, invoice juga menjadi dokumen tertulis yang isinya sebagai surat penagihan hutang dari penjual kepada pembeli atas transaksi keuangan yang sudah dilakukan.
Fungsi Invoice
Sebagai salah satu dokumen penting untuk perusahaan, invoice akan memudahkan dalam mencatat transaksi keuangan yang tercatat dalam pembukuan. Fungsi utama invoice salah satunya adalah sebagai alat pembukuan yang mencatat transaksi penjualan dan sebagai bukti pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada penjual. Adapun fungsi invoice adalah sebagai berikut:
Pencatatan Transaksi
Fungsi yang pertama dari invoice yaitu sebagai catatan resmi transaksi antara penjual dan pembeli. Dalam pencatatan transaksi, ada beberapa informasi di dalamnya yang mencakup detail barang atau jasa yang diberikan, jumlah, harga satuan, dan total biaya yang harus dibayarkan.Bukti Pembelian
Fungsi invoice berikutnya adalah sebagai bukti pembelian yang sah. Dengan invoice, maka dapat memberikan kepercayaan kepada pembeli bahwa mereka telah membayar atau berkomitmen untuk membayar barang atau jasa yang diterima.
Referensi Pembayaran
Invoice dapat digunakan untuk menyediakan rincian pembayaran yang di dalam dokumennya terdapat cara pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan instruksi keuangan lainnya. Hal ini akan membantu Kawan sebagai pembeli untuk mengetahui persis kapan dan bagaimana mereka harus melakukan pembayaran.
Basis Pemantauan Hutang dan Piutang
Jika Kawan adalah seorang penjual, invoice bisa digunakan untuk memantau hutang yang masih harus diterima dari pembeli atau piutang. Sebaliknya jika Kawan adalah seorang pembeli, maka invoice akan membantu memantau jumlah hutang yang harus dibayarkan kepada penjual.
Dokumen Pajak
Fungsi invoice yang berikutnya digunakan sebagai dokumen pajak yang seringkali mencantumkan informasi pajak seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau PPH (Pajak Penghasilan) yang diperlukan untuk keperluan pelaporan pajak.
Alat Pembukuan
Kawan seorang yang bekerja di bidang keuangan? Maka fungsi invoice selanjutnya digunakan untuk pembukuan. Invoice digunakan sebagai dokumen yang mencatat transaksi bisnis. Informasi yang ada di dalamnya akan memudahkan dalam proses pencatatan keuangan perusahaan.
Menentukan Syarat dan Ketentuan
Invoice memiliki fungsi untuk mencakup syarat-syarat dan ketentuan transaksi, seperti garansi, ketentuan pembayaran, dan batas waktu pengembalian barang. Hal ini akan membantu untuk menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.
Basis Analisis Kinerja Penjualan
Data yang ada pada invoice dapat membuat perusahaan menganalisis kinerja penjualan mereka. Informasi yang adq dapat membantu dalam merencanakan strategi penjualan, mengidentifikasi produk atau layanan yang paling diminati, dan mengevaluasi pertumbuhan bisnis.
Menunjukkan Profesionalisme
Invoice digunakan sebagai bentuk untuk menunjukkan profesional antara penjual dan pembeli yang digunakan oleh individu maupun professional yang tercatat sebagai dokumen. Hal ini membuat tingkat kepercayaan dan dapat membangun reputasi bisnis yang cukup baik dengan klien.
Jenis-Jenis Invoice
Berikut adalah beberapa jenis invoice, yaitu:
- Invoice tunai
Jenis invoice yang harus segera dibayarkan. - Invoice kredit
Jenis invoice yang memberikan waktu tertentu untuk pembayaran. - Invoice proforma
Invoice proforma adalah versi awal invoice sebelum transaksi sebenarnya terjadi.
Cara Membuat Invoice
Untuk membuat invoice, ada beberapa langkah-langkah, seperti meliputi mencantumkan informasi penjual, pembeli, deskripsi barang/jasa, jumlah, harga satuan, dan total pembayaran. Sekarang, Kawan dapat dengan mudah menggunakan template invoice atau perangkat lunak khusus yang mempermudah proses pembuatan.
Isi Invoice
Isi invoice biasanya akan mencakup detail transaksi seperti nama barang/jasa, harga, jumlah, dan total pembayaran.
Pembuat Invoice
Pembuat invoice biasanya adalah penjual atau pihak yang memberikan barang/jasa.
Waktu Penerbitan
Invoice akan dikeluarkan setelah barang/jasa diberikan atau setelah transaksi selesai antara penjual dan pembeli.
Pengiriman dan Tanda Tangan Invoice
Invoice tidak memiliki aturan baku. Invoice sendiri dapat dikirim melalui email, surat pos, atau platform bisnis online. Tanda tangan invoice juga mungkin diperlukan tergantung pada kebijakan perusahaan atau aturan hukum setempat yang berlaku. Dalam beberapa kasus khusus, tanda tangan digital juga dapat diakui sebagai bukti penerimaan invoice yang sah.
Apakah Invoice Harus Ada Pajak?
Jika Kawan memiliki pertanyaan tersebut, maka jawabannya adalah tergantung pada aturan pajak di suatu negara. Ada yang mewajibkan adanya informasi seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai) atau PPH (Pajak Penghasilan di dalam invoice. Pemahaman tentang regulasi pajak lokal sangat penting untuk menghindari masalah hukum ya, Kawan.
Format Invoice
Tidak ada format yang baku dalam invoice. Hal ini dikarenakan kembali lagi menyesuaikan kebutuhan dan peraturan perusahaan. Tetapi, ada beberapa hal yang harus ada di dalam sebuah invoice seperti yang dikutip dari beberapa sumber, yaitu:
- Nama invoice
- Nomor invoice
- Nama dan informasi detail mengenai pelanggan
- Nama dan informasi detail mengenai penjual
- Detail transaksi yang meliputi tanggal pembuatan invoice, tanggal pengiriman barang atau produk yang dibeli.
- Ketentuan pembayaran yang meliputi metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, denda yang dikenakan jika telat membayar, pemberian diskon, dan lain sebagainya.
- Deskripsi produk yang dibeli pelanggan/
- Jumlah total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Contoh Invoice
Berikut adalah beberapa contoh dan jenis invoice.
Sumber gambar: Privy Blog
Sumber gambar: Privy Blog
Sumber gambar: Invoice Software Indonesia
Perbedaan Invoice dengan Purchase Order
Invoice berbeda dengan purchase order. Berdasarkan pengertian di atas, inovice adalah suatu dokumen keuangan yang berfungsi sebagai bukti transaksi jual-beli antara penjual dan pembeli. Sedangkan Purchase Order adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh pembeli kepada penjual sebelum transaksi dan bukan menjadi dokumen pembayaran.
Selain itu, Purchase order dikeluarkan oleh pembeli untuk penjual. Sedangkan invoice penjualan dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli. Perbedaan lainnya adalah Purchase order dibuat sebelum invoice. Sedangkan invoice penjualan dibuat setelah purchase order.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
